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你的办公室灵活吗？

丁家乐

改变一下办公室的格局也能激发员工创新的激情和灵感？这听上去或许有些不切实际，但英国文化协会广州办公室就是这么做的。

作为一家国际性的非营利组织，英国文化协会主要致力于促进英国与其它国家在文化教育领域的交流和发展，其在中国的办事机构是英国驻华大使馆或领事馆的文化教育处。

由于工作内容比一般的外事工作更加需要创造力和激情，在意识到传统的办公方式不仅不利于不同部门或项目之间员工的相互交流，也容易给前来咨询的学生和合作伙伴留下刻板沉闷的印象之后，2007年初，英国文化协会广州办公室向英国总部提出了改变办公室格局的申请，而得到的答复却是——“更小的办公场所和更低的开支支持”。2008年1月，英国文化协会广州办公室迁到了位于广州市中心的粤海天河城大厦。尽管办公面积和资金支持都“缩了水”，但是他们却设计出了一种更为灵活智能的办公方式。

首先，工作人员通过统计平均每天在办公室工作的员工数量发现，由于总有部分员工在出差或者休假，在大多数情况下只需配备相当于员工数目2/3左右的办公座位。因此他们减少了1/3的办公座位，并在主办公区域的入口处设置了一张座位分布的平面图。员工每天到达办公室后，可以将贴有自己名字的磁吸放到平面图中自己想坐的位置上，后来的人就可以知道还有哪些座位是空的。即使遇到办公座位不够用的情况，员工也可以在办公区域周边的一些非正式会议小桌上工作或直接在家办公。

跟座位的灵活排列相适应，文教处的会议室可以通过拉动隔音屏风而组合出需要的面积，它可以是一个小型的讨论室或视频会议室，也可以成为一个能容纳三四十人的小型宴会厅。

由于每天都可能变换具体的办公座位，随之而来的问题便是员工们该如何安置个人物品以及电脑与电话的使用。英国文化协会为每一位员工配备了一个收纳文具与文档的小箱子，集中放置在一个房间里，方便每天上班时取用。同时，电脑和电话也配备了智能IP识别系统，只要输入员工自己的IP，手边的电话就会直接与每一位员工的直线号码相连，电脑也会直接连接到相应的系统之中。

开放式的大办公室环境固然有利于不同部门或员工之间的相互交流，但它也有一个明显的弊端，那就是由于没有隔挡，整个办公环境可能会过于嘈杂，让员工难以集中注意力。英国文化协会同样考虑到了这一点，他们开辟了两个“静秘工作间”，如果有员工今天的电话比较多或者要参加电话会议，抑或是从事一些相对保密的工作，就可以提前预订这两个“静秘工作间”。

与这种灵活的办公室设置相配套的是，对传统办公室制度的改变。英国文化协会广州办公室不仅和其它地区的办公室一样，有“驻家办公”的制度，即员工每周可以申请1-2次在家工作，只需在工作时间内将办公电话与自己的手机绑定，并用自己的电脑进入组织共用的系统即可。

此外，员工还可以在一定范围内自由选择上下班的时间，如果你自觉上午工作效率更高，可以在8、9点时到达办公室开始工作，并在下午4、5点时下班；而如果你是下午工作效率更高，则可以在9、10点时到达，下午5、6点回家。但是每天会有4小时的“核心工作时间”，即上午10-12点和下午2-4点，在这段时间内，员工必须在办公室里以方便安排会议或集体讨论。

经过一年多的试行，英国文化协会广州办公室主任胡达伟发现，这种灵活的办公方式不仅确实能够做到“更小的办公面积和更低的开支”，也在很大程度上改善了员工的工作状态和情绪。通过将自己的个人物品收纳到收纳箱，员工们逐渐适应了摆脱文件和办公设备的束缚，而更专注于与客户的交流；而相对自由却不失约束的工作环境和工作时间也有助于员工们协调自己的工作与生活之间的平衡，不同部门间员工在一起工作时也能迸发出更多的新鲜创意。

现在，英国文化协会各地区办公室的工作人员们亲切地将这种灵活的办公方式称为是“去广州”，日本、墨西哥、伊斯坦布尔等地区办公室的同事纷纷前来讨教经验。同时，它也吸引了不少企业管理者前去参观学习，让办公室格局的改变也成为激发员工创新的利器。

（文章来源：《21世纪商业评论》）